導入事例

導入前の課題

決算書類や申告関連ファイルをPPAP（パスワード付きZIP + 別メール）で送付していたが、顧問先の大手企業から「パスワード付きZIPは受け取れない」と言われるケースが増加。顧問先ごとに異なるファイル共有サービスの案内も手間だった。

導入のきっかけ

デジタル庁のPPAP廃止推奨を契機に、所内で代替手段を検討。Dropbox等は「倉庫」としての利用が主で、顧問先への送付専用としては機能が過剰。File2uは「送る」機能に特化しており、顧問先はアカウント不要で受け取れる点が決め手となった。

活用方法

• 決算書類・申告書類 → 「送る」で認証コード付き送付
• 顧問先への案内文をテンプレート化し、URL + 認証コードの説明を統一
• ダウンロード履歴で「届いたか」の確認を電話確認から置き換え

導入前の課題

協力会社・フリーランスからの請求書がメール添付でバラバラに届き、経理担当がダウンロード・リネーム・保存の作業に毎月数時間を費やしていた。添付ファイルのウイルススキャンも個別対応が必要だった。

活用方法

• 月次請求用の「収集箱」を作成し、協力会社全員に同じURLを共有
• メール認証で提出者を特定
• 月末にZIP一括ダウンロードで経理フォルダへ取り込み

導入前の課題

取引先への契約書をメール添付で送付した後、誤った版を送ってしまい、相手が既にダウンロード済みで取り返しがつかない事態が発生。社内で「送った後に消せない」リスクが課題視されていた。

活用方法

• 契約書・見積書はすべて「送る」経由で送付
• 誤送信を発見した場合、管理画面から即座にファイル削除
• 修正版を同じ共有スペースで差し替え、新しいURLを再送

導入前の課題

案件提案時にポートフォリオPDFをメール添付で送っていたが、相手が開封したか分からず、フォローのタイミングが掴めなかった。

活用方法

• 「見せる」でPDF共有URLを生成
• 閲覧ログで相手の確認タイミングを把握
• 更新時は同じURLで差し替え