本人確認書類には、氏名・住所・生年月日・顔写真・番号情報など、重要な個人情報が含まれます。
しかし実務では、メール添付やチャット添付で受け取っているケースも少なくありません。この運用には、いくつかの不安があります。
免許証や身分証をメールで送ることに抵抗を感じる人がいます
本人確認書類が担当者のメールボックスに残り、管理しづらくなります
宛先間違いや転送ミスで、個人情報が含まれる書類がそのまま送られます
誰から届いていて、誰が未提出かを確認するためにメール検索が必要になります
メール、チャット、無料転送サービスなど、受け取り方法がバラバラになりがちです
提出期限がある場合、未提出者の確認や催促が手作業になります
いつ、誰が提出したかを整理して確認しづらくなります
本人確認書類の受け取りでは、単に「ファイルを送ってもらう」だけでは不十分です。
提出者が安心して送れること、会社側が管理しやすいこと、後から確認できることが重要です。
File2u.linkの収集箱機能を使えば、本人確認書類や各種証明書を専用URLで受け取れます。提出者にはアップロードURLを案内するだけ。相手はアカウント登録不要で、ブラウザからファイルをアップロードできます。
受け取ったファイルは収集箱にまとまり、アップロード日時などの履歴も確認できます。
本人確認書類の提出用URLを作成し、提出者に案内できます
提出者側にFile2u.linkの登録を求める必要がありません
指定した相手だけがアップロードできるようにできます
免許証、証明書、申込書、補足資料などをまとめて受け取れます
手続期限や申込期限に合わせて受付期限を設定できます
誰が、いつアップロードしたか確認できます
期限後にファイルを削除し、不要な書類を残し続けるリスクを減らせます
本人確認書類や証明書は、慎重に扱うべきファイルです。File2u.linkを使うことで、メール添付ではなく、専用の収集箱に書類を集められます。
本人確認書類の受け取りでよくある課題を、File2u.linkがまとめて解決します。
暗号化保存・自動削除・本人認証で個人情報を安全に管理
URLにアクセスするだけで書類を提出。顧客への負担が最小限
自動削除設定で不要な個人情報の残存を防止
提出状況の一覧確認・自動削除で管理業務を大幅に効率化
「メールに添付してください」ではなく、「専用URLからアップロードしてください」と案内できます。個人情報を含む書類を送る相手にとっても、提出方法が分かりやすくなります。提出URLが専用窓口として機能するため、相手も安心して書類を提出しやすくなります。
本人確認書類が担当者個人のメールに残り続ける状態を避けやすくなります。会社側で受け取り場所を統一でき、担当者交代時の引き継ぎもスムーズになります。受け取ったファイルは収集箱で一元管理できます。
アップロード履歴を確認できるため、誰から提出されたか把握しやすくなります。未提出者への連絡もしやすくなります。メールを検索して確認する手間を大幅に減らせます。
提出期限を設定できます。申込書類、入社書類、手続き書類など、期限のある書類回収に向いています。期限後のアップロードを制御でき、自動削除と組み合わせることで、不要な書類を長期間残し続けるリスクを減らせます。
本人確認書類だけでなく、申込書、同意書、証明書、補足資料なども同じ収集箱でまとめて受け取れます。提出者は1つのURLから必要な書類をすべてアップロードできます。
本人確認書類がアップロードされたタイミングでSlackへ自動通知。担当者がすぐに気づき、確認までのリードタイムを短縮できます。
個人情報を含む書類を、安全なアップロード窓口で受け取りたい業務に幅広く対応します。
採用予定者から、本人確認書類・履歴書・職務経歴書・各種証明書などを受け取れます。個人情報を含む書類をメール添付だけに頼らず回収できます。
入居申込書、本人確認書類、収入証明書、保証関連書類などを受け取れます。申込者にURLを案内するだけで、必要書類を提出してもらえます。
税理士、社労士、行政書士などが、本人確認書類・委任状・申請書類・各種証明書を受け取る用途に使えます。
新規取引先、個人事業主、外注先、業務委託先などから、本人確認書類や確認資料を受け取れます。
受講申込、資格確認、年齢確認、身分確認、証明書提出などに利用できます。
住民票、資格証明書、在学証明書、卒業証明書、収入証明書などの提出受付に使えます。
申込書、本人確認書類、補足資料などを、メール添付ではなく専用URLで受け取れます。
難しい設定や専用システムの導入は不要。File2u.link上で収集箱を作り、URLを案内するだけで始められます。
File2u.link上で、本人確認書類や申込書類を受け取るための収集箱を作成します。提出期限や認証条件を設定できます。
作成したURLを、メールや案内文で提出者に伝えます。「本人確認書類はこちらからアップロードしてください」と案内するだけです。
提出者がアップロードしたファイルを、管理画面から確認できます。アップロード日時や提出者情報も確認できます。
| 項目 | メール添付 | 一般的なフォーム | クラウドストレージ | File2u.link |
|---|---|---|---|---|
| 提出方法 | メールに添付 | フォームから提出 | フォルダへアップロード | ✅ 専用URLからアップロード |
| 提出者アカウント | 不要 | 不要な場合が多い | 必要になる場合あり | ✅ 不要 |
| 個人情報書類の管理 | メールに残る | フォーム設定に依存 | フォルダ管理が必要 | ✅ 収集箱に集約 |
| 認証 | メール受信に依存 | 設定次第 | 権限設定次第 | ✅ メールアドレス認証 |
| 提出履歴 | メール検索が必要 | フォーム履歴に依存 | サービス設定に依存 | ✅ アップロード履歴を確認 |
| 期限管理 | 手動管理 | フォーム設定次第 | 手動管理になりやすい | ✅ 期限設定可能 |
| 自動削除 | 不可 | 設定次第 | 設定次第 | ✅ 期限後削除に対応 |
| 提出者の使いやすさ | 慣れているが不安もある | 入力項目が多いと面倒 | フォルダ操作で迷う場合あり | ✅ URLからアップロード |
File2u.linkは、本人確認書類を保管するための大がかりなシステムではなく、外部から安全に書類を受け取るためのアップロード窓口です。提出者に複雑な操作を求めず、会社側は受け取り場所を統一できます。
本人確認書類には、氏名・住所・生年月日・顔写真・番号情報など、慎重に扱うべき情報が含まれます。
File2u.linkでは、メール添付に頼らず、認証・期限管理・アップロード履歴を使って書類を受け取れます。
指定したメールアドレス宛に認証コードを送信し、本人確認を行ったうえでアクセスできます。指定した提出者だけにアップロードしてもらいたい場合に利用できます。
誰が、いつ書類をアップロードしたか確認できます。提出状況の確認や後日の確認に役立ちます。
収集箱に期限を設定できます。申込期限・入社手続き期限・契約前確認期限などに合わせて利用できます。
設定した期限後にファイルを削除できます。本人確認書類を不要に長期間残し続けるリスクを減らせます。
免許証、証明書、申込書、同意書、補足資料など、関連する複数ファイルをまとめて受け取れます。
受け取った書類を管理画面から確認できます。担当者個人のメールボックスに依存しない運用ができます。
ファイルはAES-256ビット暗号化でサーバーに保管され、通信はTLS 1.3で暗号化されています。国内データセンターでの運用、海外アクセスの自動遮断、アップロード時のウイルススキャンも実施しています。
詳しくはセキュリティへの取り組みをご覧ください。
File2u.linkの収集箱URLを、提出者にメールで案内するだけで本人確認書類の受け取りを始められます。
提出者側はアカウント登録不要で、ブラウザからファイルをアップロードできます。
平素より大変お世話になっております。
本人確認に必要な書類につきましては、下記URLにアクセスのうえ、アップロードをお願いいたします。
【本人確認書類アップロードURL】
https://file2u.link/box/xxxxxxxx
ご登録のメールアドレス宛に認証コードが届きますので、認証後に必要書類をアップロードいただけます。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
このたびは入社手続きにご対応いただきありがとうございます。
本人確認書類および必要書類につきましては、下記URLにアクセスのうえ、アップロードをお願いいたします。
【書類アップロードURL】
https://file2u.link/box/xxxxxxxx
ブラウザからアクセスし、必要書類をアップロードしてください。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お申し込みに必要な本人確認書類につきましては、下記URLにアクセスのうえ、アップロードをお願いいたします。
【本人確認書類アップロードURL】
https://file2u.link/box/xxxxxxxx
ご登録のメールアドレス宛に認証コードが届きますので、認証後にファイルをアップロードいただけます。
内容を確認後、担当者よりご連絡いたします。
手続きに必要な本人確認書類および関連資料につきましては、下記URLにアクセスのうえ、アップロードをお願いいたします。
【必要書類アップロードURL】
https://file2u.link/box/xxxxxxxx
ご登録のメールアドレス宛に認証コードが届きますので、認証後に必要なファイルをアップロードいただけます。
ご提出後、弊所にて内容を確認いたします。
提出者側は、専用アプリのインストールやアカウント登録は不要です。ブラウザからアクセスして、ファイルをアップロードできます。
File2u.linkは、小規模企業でも導入しやすい法人向けファイル共有サービスです。
本人確認書類の受け取りだけでなく、契約書送付、請求書回収、PDF共有、顧客・取引先からのファイル収集にも利用できます。
大がかりなシステムを導入しなくても、まずは本人確認書類の受け取り窓口として使い始めることができます。
本人確認書類をメールに直接添付してもらう運用を避けやすくなります
URLを伝えるだけなので、提出者にも分かりやすいです
相手に会員登録や専用アプリを求める必要がありません
アップロード履歴から提出状況を把握できます
申込期限や手続期限に合わせて受付できます
メールやチャットに散らばる状態を防げます
契約書送付、請求書回収、ファイル収集にも利用できます
いいえ。提出者側はFile2u.linkのアカウント登録不要で利用できます。案内されたURLにアクセスし、認証後にファイルをアップロードできます。
免許証、各種証明書、申込書類、確認書類など、業務上必要なファイルの受け取りに利用できます。用途に応じて、PDF、画像、Officeファイルなども受け取れます。
はい。メール添付ではなく、専用アップロードURLから提出してもらう運用にできます。提出者にはURLを案内するだけです。
はい。アップロード履歴を確認できます。誰が、いつアップロードしたかを確認できるため、提出状況の確認に役立ちます。
はい。収集箱には期限を設定できます。申込期限、入社手続き期限、契約前確認期限などに合わせて利用できます。
はい。設定により、期限後の自動削除に対応できます。不要な本人確認書類を長期間残し続けるリスクを減らせます。
メール添付では、本人確認書類が担当者のメールボックスに残りやすく、後からの管理が煩雑になります。File2u.linkでは、専用の収集箱にファイルを集約し、アップロード履歴や期限管理を確認できます。
いいえ。収集箱では、他の提出者がアップロードしたファイルは閲覧できません。同じ収集箱を複数の方が利用していても、互いのファイルが見えることはなく、提出者ごとのプライバシーが保たれます。
いいえ。収集箱はアップロード専用の窓口です。提出者が行えるのは、ファイルの提出と自身がアップロードしたファイルの削除のみです。自身はもちろん、他の提出者が提出したファイルをダウンロードすることはできません。受け取ったファイルの確認・管理は、収集箱を作成した管理者側でのみ行えます。
はい。採用予定者からの本人確認書類、履歴書、職務経歴書、各種証明書の受け取りに利用できます。
はい。ファイルはAES-256ビット暗号化でサーバーに保管され、通信はTLS 1.3で暗号化されています。また、国内データセンターでの運用、海外アクセスの自動遮断、アップロード時のウイルススキャンなども実施しています。詳しくはセキュリティへの取り組みをご覧ください。
月額3,000円から。ファイルの送る・見せる・受け取るを、ひとつのサービスで。
