契約書をメール添付で送ったあと、相手が確認したか分からず不安になったことはありませんか。送付後の状態を把握しにくいのが、メール添付の難しさのひとつです。

契約書は重要情報を含む

契約書・注文書・発注書・見積書には、取引条件、金額、契約期間、会社情報、担当者情報など、重要な情報が含まれます。メール添付は手軽ですが、送付後の管理という観点では課題が残ります。

メール添付で送るリスク

リスク内容
誤送信宛先を間違えると書類そのものが届く
送信後の制御ができない後から期限切れにしにくい
確認状況が分からない相手がダウンロードしたか把握しにくい
古い版が残る修正版や再送で混乱が起きる
PPAPが面倒ZIP化・パスワード別送が手間
メール履歴依存いつ送ったかメール検索が必要
転送・保存される相手側にファイルが残り続ける

ファイル共有サービスと電子契約サービスの違い

なお、ファイル共有サービスは電子契約サービスとは異なります。契約締結そのものをオンラインで完結するものではなく、契約書や注文書などの重要書類を安全に送付・共有するための仕組みです。File2u.linkは、書類の共有・確認を管理しやすくするためのサービスです。

重要書類の共有で必要な条件

条件理由
メール添付しない誤送信時の影響を抑えやすい
認証できる指定相手だけに見せる
期限管理できる古い資料を見せ続けない
ダウンロード履歴がある相手が確認したか分かる
受信者アカウント不要取引先に負担をかけない
複数ファイル対応契約書・注文書・補足資料をまとめる

File2u.linkを使った重要書類の共有

契約書や注文書を送る場合、ファイルを添付して終わりではなく、相手が確認したか、いつまで共有するかを管理できることが重要です。File2u.linkなら、契約書や注文書を認証つきURLで共有できます。受信者はアカウント登録不要で、ダウンロード履歴や期限管理にも対応しています。

よくある質問

いいえ。取引先側のアカウント登録は不要です。案内されたURLにアクセスし、メールアドレス認証後にファイルを確認・ダウンロードできます。

はい。ダウンロード履歴を確認できます。送付後に相手が確認したかどうか把握しやすくなります。

いいえ。File2u.linkは、ファイルを安全に共有するためのサービスです。契約書の締結そのものをオンラインで完結させる電子契約サービスとは異なります。

はい。パスワード付きZIPをメール添付する代わりに、認証つきURLで共有できます。ZIP化やパスワード別送の手間を減らせます。

契約書・注文書を、メール添付ではなく認証つきURLで共有

File2u.linkなら、契約書・注文書・見積書などの重要書類を、認証つきURLで取引先に共有できます。ダウンロード履歴・期限管理にも対応しています。

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