「取引先への資料送付を、長年パスワード付きZIPで行ってきた」という企業は少なくありません。手間がかかるとは分かっていても、他の方法に切り替えるきっかけがない。そんな状況はありませんか。
PPAPとは何か
PPAPとは、ファイルをパスワード付きZIPにしてメールで送り、その後、解凍用パスワードを別のメールで送る運用を指します。日本企業では、取引先とのファイル送付や重要資料のやり取りで長く使われてきました。「ファイルを暗号化して送っている」ように見えますが、実務上はいくつかの課題が指摘されています。
PPAPの問題点
| 課題 | 内容 |
|---|---|
| 同じメール経路で送っている | ZIPとパスワードを同じ経路で送ると分離の意味が弱い |
| 受信者の手間が多い | ZIP保存・パスワード検索・解凍が必要 |
| スマホで扱いにくい | ZIP解凍の操作が面倒 |
| 送信後の制御ができない | 一度送ると削除・期限管理が難しい |
| 誰が見たか分からない | ダウンロード履歴が残らない |
| 誤送信時のリスク | 添付ファイルが相手に届いてしまう |
| ウイルスチェックとの相性 | 暗号化ZIPは検査しづらいことがある |
PPAPをやめにくい理由
PPAPを続けている企業は、必ずしもセキュリティ意識が低いわけではありません。取引先に新しいツールを使わせにくい、社内ルールを変えるのが大変、大げさなシステムを導入するほどではない、といった現実的な理由があります。
- 取引先に新しいツールを使わせにくい
- 社内ルールを変えるのが面倒
- クラウドストレージは大げさに感じる
- 無料転送サービスは法人利用に不安がある
- 代替方法が具体的に分からない
PPAPの代替方法
| 方法 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| クラウドストレージ | 高機能、社内共有に強い | 取引先が迷う場合がある |
| ファイル転送サービス | 手軽 | 法人向け管理や履歴はサービス次第 |
| 認証つきURL共有 | 相手に案内しやすい | サービス選定が必要 |
| 専用ファイル共有サービス | 期限・履歴・認証を管理しやすい | 月額費用がかかる |
File2u.linkを使ったPPAP代替
PPAPをやめる場合、重要なのは「ファイルをメールに添付しないこと」だけではありません。誰に共有するか、いつまで共有するか、相手が確認したかを管理できることが大切です。File2u.linkなら、ファイルをメール添付せず、認証つきURLで取引先に共有できます。受信者はアカウント登録不要で、期限管理やダウンロード履歴にも対応しています。
よくある質問
ファイルをメール添付せず、認証つきURLで共有する方法があります。受信者側にアカウント登録を求めず、期限管理やダウンロード履歴を確認できるサービスが選択肢の一つです。
「セキュリティ対応の見直しにより、ファイル送付方法を変更します」と案内する企業が多いです。新しい方法が取引先にとって操作しやすいものであれば、受け入れられやすくなります。
File2u.linkでは、受信者側のアカウント登録は不要です。案内されたURLにアクセスし、メールアドレス認証後にファイルを確認できます。
メール添付はファイルそのものが相手に届きますが、URL共有では期限管理やダウンロード履歴の確認が可能です。送付後の状態を管理しやすくなります。
PPAP・メール添付をやめるなら File2u.link
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